Sygnalista

KANAŁ ZEWNĘTRZNY – ORGAN PUBLICZNY

ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA

– na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

 

GMINA MIEJSKA CIECHOCINEK z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Ciechocinku / Sygnalista

 

1. Powyższy kanał zgłoszeń dostępny jest dla:

1) pracownika;

2) pracownika tymczasowego;

3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4) przedsiębiorcy;

5) prokurenta;

6) akcjonariusza lub wspólnika;

7) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9) stażysty;

10) wolontariusza;

11) praktykanta;

12) funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

 

2. Przedmiotem zgłoszenia może być naruszenie prawa lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finasowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16.

Przedmiotem naruszenia może być również działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach powyżej.

 

3. Jak dokonać zgłoszenia

1. Osoby, które posiadają informację na temat nieprawidłowości i naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz GMINY MIEJSKIEJ CIECHOCINEK w jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome.

2.  Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności następujące informacje:

a)            dane sygnalisty, tj. co najmniej imię i nazwisko oraz adres do kontaktu, a także zajmowane stanowisko lub wskazanie innych powiązań z organizacją;

b)            dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, tj. nazwa i dane identyfikujące osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej (imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy albo firma, nazwa, dane identyfikujące) – jeżeli są znane;

c)            opis nieprawidłowości, w tym miejsce, data, opis naruszenia prawa;

d)            posiadane dowody w postaci dokumentów, zdjęć, filmów itp.

3.  Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe.

 

GMINA MIEJSKA CIECHOCINEK zapewnia następujący kanał zewnętrzny zgłoszenia informacji na temat naruszeń za pomocą bezpiecznej platformy zgłoszeniowej, dostępnej pod adresem:  

https://app.sygnalista24.info/ciechocinek/

 

 

Jak zgłosić naruszenia?

Film instruktażowy dla sygnalistów dotyczący zgłaszania naruszeń przez bezpieczną i szyfrowaną platformę SYGNALISTA24.info jest dostępny na stronie:

https://sygnalista24.info/instrukcja/

 

4. Termin przekazania informacji zwrotnej i jej zawartość

Gmina Miejska Ciechocinek zobowiązuje się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu w terminach określonych poniżej:

- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia -  ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe.

- informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji - nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia,

- informacje o zakończeniu postępowania i jego wynikach, jeśli jest to możliwe do przekazania - nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia.

 

5. Zasady poufności przy zgłoszeniach zewnętrznych

1) Dane osoby dokonującej zgłoszenia zewnętrznego oraz wszelkie szczegóły zgłoszenia są objęte zasadą poufności. Tożsamość zgłaszającego oraz wszelkie informacje pozwalające na jego identyfikację są przetwarzane jedynie przez uprawnione osoby i nie będą ujawniane bez zgody zgłaszającego.

 2) Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

3) Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

4) Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

 

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

1) Administrator przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

2) Administrator przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

3)  Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

4) Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

5) Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

6) Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

- przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,

- zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),

- adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),

- prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),

- przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),

- przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

7) Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych dostępne są w klauzulach informacyjnych dotyczących:

-  informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa dla sygnalisty;

-  informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze zgłaszaniem naruszenia prawa dla osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, osób powiązanych z sygnalistą, osób pomagających w zgłoszeniu oraz innych osób biorących udział w postępowaniu wyjaśniającym.

 

7. Charakter działań następczych

1) Po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego Gmina Miejska Ciechocinek przeprowadza działania wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające na celu ustalenie faktycznego stanu rzeczy.

2) Pierwszym celem jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu dokonana przez podmiot prawny lub organ publiczny. Drugim – przeciwdziałanie naruszeniu prawa, które było przedmiotem zgłoszenia. Obowiązek przeciwdziałania aktualizuje się, jeśli organ potwierdził informacje ze zgłoszenia (w całości lub przynajmniej w części) Sprawdzenie informacji może stanowić przedmiot różnego rodzaju postępowań wyjaśniających lub kontrolnych.

3) Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie

4) Osoby upoważnione do wykonywania działań następczych wykonują z należytą starannością wszystkie działania mające na celu potwierdzenie bądź nie, naruszeń prawa przedstawionych w zgłoszeniu.

5) Jeżeli okaże się, że posiadane informacje o naruszeniu prawa nie leżą w kompetencji podmiotu przyjmującego zgłoszenie osoba upoważniona zobowiązana jest do przekazania posiadanych informacji do określonego organu publicznego.

 

8.  Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi

1) Osoba dokonująca zgłoszenia jest chroniona przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Działania odwetowe to wszelkie działania prowadzące do pogorszenia sytuacji sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia, pod warunkiem istnienia związku między pogorszeniem a przekazaniem informacji przez sygnalistę.

2) Gmina Miejska  zapewnia wsparcie prawne oraz możliwość uzyskania poufnej porady na temat przysługujących jej praw i dostępnych środków ochrony prawnej. W przypadku działań odwetowych sygnalista ma prawo do zgłoszenia skargi do właściwych organów.

3) Nie będą tolerowane żadnego rodzaju groźby, działania odwetowe, sankcje lub zachowania dyskryminujące wobec Sygnalisty.

4) GMINA MIEJSKA CIECHOCINEK zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.

9.  Ochrona sygnalisty przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, że zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe. Ochrona ta obejmuje zarówno zgłoszenia dokonane wewnętrznie, jak i zewnętrznie, jeśli działanie w ramach struktury organizacyjnej nie było możliwe lub efektywne.

10.  Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres: Rzecznik Praw Obywatelskich Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa Telefon: (+48) 22 55 17 700 Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl

Adres mailowy